1. อธิบายความจำเป็นของคำขอให้ชัดเจน
ตกลงว่าผู้พิจารณาต้องใช้ข้อมูลอะไรสำหรับประเภทคำขอที่กำลังออกแบบกระบวนการ เช่น หน่วยงานที่ขอ วัตถุประสงค์การใช้งาน จำนวน ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ ช่วงเวลาที่ต้องการ และเอกสารประกอบ พร้อมอธิบายว่าแต่ละข้อมูลมีประโยชน์อย่างไร แบบรับคำขอที่กระชับและตรงเรื่องดูแลต่อได้ง่ายกว่าแบบฟอร์มยาวที่ขอข้อมูลเดียวกันจากทุกหน่วยงานแม้ไม่จำเป็น
- แยกค่าใช้จ่ายประมาณการออกจากวงเงินหรือภาระผูกพันที่อนุมัติแล้ว
- ระบุผู้ติดต่อที่ตอบคำถามเพิ่มเติมได้
- ไม่ใช้ข้อมูลผู้ป่วยในตัวอย่างสำหรับออกแบบกระบวนการ
2. ระบุขั้นตอนตรวจงบประมาณและอำนาจอนุมัติ
ใช้หลักเกณฑ์เดิมของโรงพยาบาลระบุว่าใครพิจารณาความจำเป็น งบประมาณ และอำนาจในการจัดซื้อ ให้เจ้าของกระบวนการยืนยันลำดับการตัดสินใจ รวมถึงขั้นตอนที่พิจารณาคู่ขนานกันได้ตามกติกา ไม่กำหนดวงเงินอนุมัติขึ้นเอง และไม่ถือว่าการตรวจสอบงบประมาณเท่ากับได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อ เวิร์กโฟลว์ควรช่วยให้เห็นหน้าที่ชัดขึ้น โดยไม่เพิ่มอำนาจให้ผู้ใด
- แยกสถานะยื่นคำขอ ทบทวนแล้ว อนุมัติแล้ว และสั่งซื้อแล้ว
- ยืนยันวิธีบันทึกการมอบอำนาจที่ได้รับอนุญาตตามนโยบายเดิม
3. กำหนดทางเดินสำหรับคำถามและข้อยกเว้น
เมื่อผู้พิจารณาต้องการข้อมูลเพิ่ม ให้บันทึกคำถาม ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอนถัดไป หากคำขอเปลี่ยนแปลง ให้ระบุข้อมูลที่เปลี่ยนและให้บุคลากรที่ได้รับมอบหมายพิจารณาว่าต้องทบทวนใหม่หรือไม่ คำขอยกเว้นหรือเร่งด่วนควรใช้ช่องทางที่โรงพยาบาลกำหนด พร้อมบันทึกเหตุผลและผลการตัดสินใจของผู้มีอำนาจ การแจ้งเตือนหรือข้อเสนอจาก AI ไม่ใช่การอนุมัติ
- เก็บเวอร์ชันและผลการตัดสินใจก่อนหน้าเมื่อกระบวนการที่อนุมัติไว้กำหนดให้เก็บ
- หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนจำนวน ขอบเขต หรือค่าใช้จ่ายหลังทบทวนโดยไม่แสดงให้ผู้เกี่ยวข้องเห็น
4. ตัวอย่างสมมติ: ตู้เก็บอุปกรณ์สำนักงาน
สมมติว่าทีมบริหารขอซื้อตู้เก็บอุปกรณ์สำนักงาน โดยอธิบายความจำเป็นและแนบค่าใช้จ่ายประมาณการ ผู้พิจารณาขอให้ระบุจำนวนให้ชัด ผู้ยื่นจึงปรับข้อมูล จากนั้นบุคลากรที่ได้รับมอบหมายพิจารณาคำขอฉบับปรับปรุงตามขั้นตอนอนุมัติเดิม การดำเนินการจัดซื้อในลำดับถัดไปต้องทำโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น ตัวอย่างนี้ใช้เพื่ออธิบายเวิร์กโฟลว์ ไม่ใช่กรณีลูกค้าจริงหรือคำแนะนำให้จัดซื้อสินค้า
5. เก็บการตัดสินใจไว้คู่กับข้อมูลที่ใช้พิจารณา
บันทึกว่าใครตัดสินใจ เมื่อใด และพิจารณาคำขอฉบับใด เก็บข้อมูลประกอบในพื้นที่ที่ได้รับอนุมัติและกำหนดสิทธิ์เข้าถึงอย่างเหมาะสม แยกบันทึกการอนุมัติออกจากบันทึกการสั่งซื้อ การรับของ และการชำระเงินในขั้นตอนถัดไป เพื่อให้ติดตามการส่งต่องานได้ ทีมจัดซื้อและการเงินที่รับผิดชอบควรเป็นผู้กำหนดขอบเขตเหล่านี้ รวมถึงการตรวจสอบเพิ่มเติมที่ต้องใช้
6. นำไปใช้: ทบทวนคำขอตัวอย่างร่วมกันหนึ่งเรื่อง
ใช้คำขอที่สร้างขึ้นเป็นตัวอย่าง ลองเดินตามกระบวนการร่วมกับทีมจัดซื้อ การเงิน และหน่วยงานผู้ขอ จดจุดที่ข้อมูลยังขาดหรืออาจเข้าใจสถานะการอนุมัติผิด หากพิจารณาโครงการนำร่องกับ BlissOS ให้กำหนดงานประสานงานที่ต้องการประเมิน การตัดสินใจที่ต้องเป็นหน้าที่ของคน และหลักฐานที่ผู้พิจารณาต้องใช้ แนวทางนี้เป็นข้อเสนอสำหรับออกแบบกระบวนการ บุคลากรของโรงพยาบาลที่มีหน้าที่และความเชี่ยวชาญยังคงเป็นผู้ตัดสินใจจัดซื้อและรับผิดชอบการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง